Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w projekcie „INTERNATIONAL LUTOSŁAWSKI YOUTH ORCHESTRA 2023 w Szczecinie jedenasta edycja” (ILYO)

Wstęp

• Regulamin określa warunki rekrutacji i uczestnictwa w projekcie „International Lutosławski Youth Orchestra 2023 w Szczecinie jedenasta edycja”, który ma na celu utworzenie międzynarodowej orkiestry młodzieżowej (zwanej dalej „Orkiestrą”), uczestniczącej w szeregu warsztatów, wykładów z udziałem uznanych europejskich muzyków i prelegentów. Finałem projektu będzie wspólny koncert Orkiestry w siedzibie Organizatora Projektu.
• Opis Projektu wraz z harmonogramem i programem określony jest na stronie ilyo.filharmonia.szczecin.pl
• Organizatorem Projektu jest Filharmonia im. Mieczysława Karłowicza, z siedzibą w Szczecinie przy ulicy Małopolskiej 48 (zwana dalej „Organizatorem”).
• Do udziału w Projekcie mogą przystąpić z każdego kraju (zwani dalej „Muzykami”).
• Muzycy po pozytywnym rozstrzygnięciu wyników rekrutacji stają się Uczestnikami Projektu.
• Uczestnicy Projektu są jednocześnie członkami Orkiestry.
• Niniejszy Regulamin obejmuje działania podczas Projektu planowanego na rok 2023.

I. Zasady ogólne

• W Projekcie mogą wziąć udział wyłącznie Muzycy pomiędzy 18. a 30. rokiem życia (urodzeni między 1 stycznia 1993 r . a 1 września 2005 r.), posługujący się w sposób komunikatywny językiem angielskim.
• Muzycy zobowiązani są do zapoznania się i przestrzegania Regulaminu oraz wszystkich ewentualnych zmian wprowadzanych przez Organizatora podanych na stronie internetowej Orkiestry.
• Muzycy zobowiązani są do przestrzegania terminów określonych przez Organizatora.
• Organizator zapewnia noclegi w dniach 19 sierpnia do 26 sierpnia 2023 r. oraz wyżywienie w dniach 20 sierpnia 2023 r. 25 sierpnia 2023 r. dla Uczestników Projektu (obiady)
• Organizator zapewnia ubezpieczenie zdrowia i życia Uczestników Projektu.
• Organizator nie bierze odpowiedzialności za stan zdrowia uczestników.
• Organizator nie pokrywa kosztów dojazdów do miejsca realizacji Projektu poniesionych przez Uczestników oraz kosztów ubezpieczenia instrumentów.

II.Rekrutacja do Projektu

• W celu wzięcia udziału w Projekcie, należy zarejestrować się na stronie internetowej ilyo.filharmonia.szczecin.pl w dniach od 01.03.2023 r. do 30.04.2023 r. dla wszystkich instrumentów z wyłączeniem instrumentów dętych blaszanych. Rejestracja dla instrumentów dętych blaszanych odbędzie się od 10.03.2023 do 10.05.2023.
• Rejestracja umożliwia Muzykom zalogowanie się i wypełnienie Formularza Rekrutacyjnego, w którym należy umieścić linki do nagrań wideo z własnym wykonaniem utworów wymaganych zgodnie z pkt. II ppkt. 4 Regulaminu, oraz CV w formacie PDF lub docx.
• Wypełnienie Formularza Rekrutacyjnego po zalogowaniu możliwe jest od dnia rozpoczęcia rekrutacji (tj. 1.03.23) do dnia 30.04.2023 roku dla wszystkich instrumentów z wyłączeniem instrumentów dętych blaszanych. Wypełnienie Formularza Rekrutacyjnego dla instrumentów dętych blaszanych będzie możliwe od dnia 10.03.2023 do dnia 10.05.2023.
• Muzycy w Formularzu Rekrutacyjnym muszą zamieścić co najmniej 2 (dwa) nagrania wideo:
• nagranie samodzielnie wykonanych fragmentów utworu obowiązkowego określonego Organizatora.
• nagranie fragmentów partii orkiestrowych określonych przez Organizatora.
• nagrania mogą być przesłane w postaci 2 (dwóch) lub więcej filmów
• Określone fragmenty utworów obowiązkowych zostaną udostępnione na stronie internetowej Projektu do 01.03.2023r dla wszystkich instrumentów z wyłączeniem instrumentów dętych blaszanych. Fragmenty utworów obowiązkowych dla instrumentów dętych blaszanych zostaną udostępnione na stronie internetowej Projektu do 10.03.2023.
• Nagrania powinny zawierać prezentację z jednego ujęcia bez montażu, na nagraniach wideo muszą być widoczne twarz oraz sylwetka kandydata, utwory mogą być wykonywane z nut. Nagranie wideo musi być przesłane w postaci linku w postaci linku do serwisu YouTube (wideo niepubliczne) zgodnie z zasadami korzystania z zasadami korzystania z serwisu YouTube.
• Zamieszczone nagrania wideo Muzyka widoczne są wyłącznie dla Organizatora, Wykładowców oraz dyrygenta Orkiestry.
• Formularze Rekrutacyjne wraz z zakwalifikowanymi linkami do nagrań poddane zostaną zostaną ocenie przez Wykładowców ocenie przez Wykładowców (zwanych dalej „Jury”).
• Lista osób zakwalifikowanych do Orkiestry zostanie ogłoszona przez Jury do Lista osób zakwalifikowanych do Orkiestry zostanie ogłoszona przez Jury do 15.05.2023 r.
• Uczestnicy Projektu zostaną poinformowani o wynikach drogą mailową.
• Decyzja Jury o wyborze uczestników Orkiestry jest ostateczna i niepodważalna. Na powyższą decyzję odwołanie nie przysługuje.
• Uczestnicy są zobligowani do potwierdzenia udziału w Projekcie w terminie 7 dni od otrzymania informacji o wynikach rekrutacji. Potwierdzenie udziału należy przesłać na adres mailowy: info.ilyo@filharmonia.szczecin.pl
• Muzycy, którzy nie zostaną wybrani do składu Orkiestry zostaną wpisani na listę rezerwową. O kolejności miejsc na liście rezerwowej decyduje Jury.
• Warunkiem uczestnictwa w Projekcie jest podpisanie Oświadczenia, które stanowi Załącznik do niniejszego Regulaminu (Oświadczenie znajduje się w formularzu rekrutacyjnym).
• W przypadku braku potwierdzenia udziału w Projekcie (zgodnie z II ppkt.11) lub rezygnacji uczestnika Projektu, w skład Orkiestry zostaną zakwalifikowani Muzycy z listy rezerwowej.

III. Postanowienia końcowe

• Regulamin wchodzi wchodzi w życie życie z dniem ogłoszenia tj. 1 marca 2023 r.
• Organizator zastrzega sobie prawo do decydowania w sprawach spornych isprawach spornych i nieobjętych Regulaminem.
• Organizator zastrzega sobie prawo uzupełnienia Regulaminu o szczegółowe zapisy, dotyczące etapów Projektu.
• W przypadku niewywiązywania się z podjętych zobowiązań, Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia Muzyka z Projektu
• Niniejszy Regulamin dostępny jest w siedzibie Organizatora oraz na stronie internetowej ilyo.filharmonia.szczecin.pl
• Administratorem danych osobowych jest Organizator.
• Dane osobowe będą przetwarzane przez Organizatora.
• Przystąpienie do udziału w Projekcie i podanie danych osobowych w treści formularza rekrutacyjnego jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją Projektu przez Organizatora lub na zlecenie Organizatora oraz wyrażeniem zgody na opublikowanie danych w materiałach Projektu. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwia udział w Projekcie.
• Organizator ma prawo powierzyć dane osobowe Muzyków biorących udział w Projekcie do przetwarzania podmiotom współpracującym przy realizacji Projektu w celu realizacji Projektu, wyłonienia Uczestników Projektu, wysyłania drogą email informacji związanych z Projektem.
• Dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do przeprowadzenia Projektu oraz po zakończeniu Projektu przez czas niezbędny do wypełnienia obowiązków prawnych Organizatora oraz do upływu terminu, w jakim w jakim przeciwko Organizatorowi mogą być wnoszone roszczenia w związku z organizacją Projektu. Dane osobowe będą przetwarzane przez czas trwania kolejnych edycji Projektu w celu komunikacji z Uczestnikami oraz informowania o kolejnych edycjach Projektu
• Uczestnikom przysługuje prawo do dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także do przenoszenia danych. Oświadczenia w tym zakresie należy składać na adres składać na adres email: sekretariat@filharmonia.szczecin.pl
• Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być cofnięta w dowolnym momencie, nie ma to jednak wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
• Uczestnik Projektu wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalenie,, wielokrotne wykorzystywanie, obróbkę i powielanie wykonanych zdjęć, materiałów wideo ze swoim wizerunkiem za pośrednictwem dowolnego medium do celów promocyjnych i archiwizacyjnych Filharmonii im. M. Karłowicza w Szczecinie bez konieczności każdorazowego ich zatwierdzania.
• Wysłanie zgłoszenia do Projektu jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu oraz wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych przez Filharmonię im. M. Karłowicza w Szczecinie wyłącznie na potrzebę Projektu.

IV. Informacje dodatkowe

• Wszelkie informacje dotyczące Projektu można uzyskać w Filharmonii im. Mieczysława Filharmonii im. Mieczysława Karłowicza w Szczecinie, ul. Małopolska 48, 70 Szczecin.
• Osobami upoważnionymi do udzielania w imieniu Organizatora ewentualnych wyjaśnień w przedmiocie niniejszego Regulaminu są:
• Mateusz Czarnowski (m.czarnowski@filharmonia.szczecin.pl) – producent projektu
• Agata Janczy (fs.ilyo@gmail.com) – koordynator projektu
• Powyższy Regulamin zostaje opublikowany na stronie internetowej Organizatora ilyo.filharmonia.szczecin.pl

Treść oświadczenia:

Oświadczam, iż zapoznałem/łam się z treścią Regulaminu rekrutacji oraz uczestnictwa w w Projekcie Projekcie „International Lutosławski Youth Orchestra 2023 w Szczecinie – jedenasta edycja” oraz oraz akceptuję zawarte w nim warunki.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w procesie rekrutacyjnym do Projektu International Lutosławski Youth Orchestra, którego organizatorem jest Filharmonia im. Mieczysława Karłowicza w Szczecinie. Jednocześnie oświadczam, że zapoznałem/łam się z przysługującym mi prawem dostępu do treści moich danych oraz ich poprawiania, wycofania zgody na ich przetwarzanie w każdym czasie, jak również, że podanie tych danych było dobrowolne.