Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w projekcie „INTERNATIONAL LUTOSŁAWSKI YOUTH ORCHESTRA - siódma edycja” (ILYO)

Wstęp

• Regulamin określa warunki rekrutacji i uczestnictwa w projekcie „International Lutosławski Youth Orchestra – siódma edycja”, który ma na celu utworzenie międzynarodowej orkiestry młodzieżowej (zwanej dalej „Orkiestrą”), uczestniczącej w szeregu warsztatów, wykładów z udziałem uznanych europejskich muzyków i prelegentów. Finałem projektu będzie wspólny koncert Orkiestry w siedzibie Organizatora Projektu.
• Opis Projektu wraz z harmonogramem i programem określony jest na stronie ilyo.filharmonia.szczecin.pl
• Organizatorem Projektu jest Filharmonia im. Mieczysława Karłowicza, z siedzibą w Szczecinie przy ulicy Małopolskiej 48 (zwana dalej „Organizatorem”).
• Do udziału w Projekcie mogą przystąpić muzycy z Europy (zwani dalej „Muzykami”).
• Muzycy po pozytywnym rozstrzygnięciu wyników rekrutacji stają się Uczestnikami Projektu.
• Uczestnicy Projektu są jednocześnie członkami Orkiestry.
• Niniejszy Regulamin obejmuje działania podczas Projektu planowanego na rok 2019.

I. Zasady ogólne

• W Projekcie mogą wziąć udział wyłącznie Muzycy pomiędzy 18 a 30 rokiem życia (urodzeni między 1 września 1989 r a 26 czerwca 2001 r.), posługujący się w sposób komunikatywny językiem angielskim.
• Muzycy zobowiązani są do zapoznania się i przestrzegania Regulaminu oraz wszystkich ewentualnych zmian wprowadzanych przez Organizatora podanych na stronie internetowej Orkiestry.
• Muzycy zobowiązani są do przestrzegania dat określonych przez Organizatora.
• Organizator zapewnia noclegi w dniach 25-31 sierpnia 2019 r. oraz wyżywienie w dniach 26-30 sierpnia 2019 r.dla Uczestników Projektu.
• Organizator zapewnia ubezpieczenie zdrowia i życia Uczestników Projektu.
• Organizator nie bierze odpowiedzialności za stan zdrowia uczestników.
• Organizator nie pokrywa kosztów dojazdów do miejsca realizacji Projektu poniesionych przez Uczestników oraz kosztów ubezpieczenia instrumentów.

II. Rekrutacja do Projektu

• W celu wzięcia udziału w Projekcie, należy zarejestrować się na stronie internetowej ilyo.filharmonia.szczecin.pl w dniach od 26.06 do 19.07.2019 r.
• Rejestracja umożliwia Muzykom zalogowanie się i wypełnienie Formularza Rejestracyjnego, w którym należy umieścić linki do nagrań wideo z własnym wykonaniem utworów wymaganych zgodnie z pkt. II ppkt. 4 Regulaminu Projektu.
• Wypełnienie Formularza Rekrutacyjnego po zalogowaniu możliwe jest od dnia rozpoczęcia rekrutacji (tj. 26.06.) do dnia 19.07.2019 roku.
• Muzycy w Formularzu Rekrutacyjnym muszą zamieścić dwa (2) nagrania wideo, z których;
• pierwsze nagranie stanowi prezentację samodzielnie wykonanych fragmentów utworów z programu Projektu (Dymitr Szostakowicz – Symfonia nr 7). Określone fragmenty dla poszczególnych instrumentów zostaną udostępnione na stronie internetowej Projektu do dnia 1.07.2019 roku.
• drugie nagranie (dla poszczególnych instrumentów) określają następujące warunki:
• skrzypce/ altówka/ wiolonczela – fragment dowolnej sonaty solowej/ partity/ suity Jana Sebastiana Bacha wybrany przez Muzyka (czas trwania nagrania od 3 do 6 min.)
• kontrabas -fragment dowolnego koncertu klasycznego wybrany przez Muzyka (czas trwania nagrania od 3 do 6 min.)
• instrumenty dęte blaszane / instrumenty dęte drewniane/ instrumenty perkusyjne – dowolna kompozycja (lub jej fragment) wybrany przez Muzyka (czas trwania nagrania od 3 do 6 min.)
• Nagrania powinny zawierać prezentację z jednego ujęcia bez montażu, na nagraniach wideo muszą być widoczne twarz oraz sylwetka kandydata, utwory mogą być wykonywane z nut. Nagranie wideo musi być przesłane w postaci linku do serwisu youtube (wideo niepubliczne) zgodnie z zasadami korzystania z serwisu youtube.
• Zamieszczone nagrania wideo kandydata do Orkiestry widoczne są tylko i wyłącznie dla Organizatora, wykładowców oraz dyrygenta Orkiestry.
• Formularze Rekrutacyjne wraz z zakwalifikowanymi linkami do nagrań poddane zostaną ocenie przez wykładowców oraz dyrygenta Orkiestry (zwanych dalej „Jury”).
• Lista osób zakwalifikowanych do Orkiestry zostanie ogłoszona przez Jury do 12 dni od zakończenia rekrutacji na stronie Projektu.
• Uczestnicy Projektu zostaną poinformowani o wynikach drogą mailową.
• Decyzja Jury o wyborze uczestników Orkiestry jest ostateczna i niepodważalna. Na powyższą decyzję odwołanie nie przysługuje.
• Uczestnicy są zobligowani do potwierdzenia udziału w Projekcie w terminie 7 dni od otrzymania informacji o wynikach rekrutacji. Potwierdzenie udziału należy przesłać na adres mailowy: info.ilyo@filharmonia.szczecin.pl
• Muzycy, którzy nie zostaną wybrani do składu Orkiestry zostaną wpisani na listę rezerwową. O kolejności miejsc na liście rezerwowej decyduje Jury.
• Warunkiem uczestnictwa w projekcie jest podpisanie Oświadczenia, które stanowi Załącznik do niniejszego Regulaminu (Oświadczenie znajduje się w formularzu rejestracyjnym).
• W przypadku braku potwierdzenia udziału w Projekcie (zgodnie z pkt II ppkt.10) lub rezygnacji uczestnika Projektu, w skład Orkiestry zostaną zakwalifikowani Muzycy z listy rezerwowej.

III. Postanowienia końcowe

• Regulamin wchodzi w życie z dniem ogłoszenia tj. 26 czerwca 2019 roku.
• Organizator zastrzega sobie prawo do decydowania w sprawach spornych i nieobjętych Regulaminem.
• Organizator zastrzega sobie prawo uzupełnienia Regulaminu o szczegółowe zapisy, dotyczące etapów Projektu.
• W przypadku nie wywiązywania się z podjętych zobowiązań, Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia Muzyka z Projektu.
• Niniejszy Regulamin dostępny jest w siedzibie Organizatora oraz na stronie internetowej ilyo.filharmonia.szczecin.pl
• Administratorem danych osobowych jest Organizator.
• Dane osobowe będą przetwarzane przez Organizatora.
• Przystąpienie do udziału w Projekcie i podanie danych osobowych w treści formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją Projektu przez Organizatora lub na zlecenie Organizatora oraz wyrażeniem zgody na opublikowanie danych w materiałach Projektu. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwia udział w Projekcie.
• Organizator ma prawo powierzyć dane osobowe Muzyków biorących udział w Projekcie do przetwarzania podmiotom współpracującym przy realizacji Projektu w celu realizacji Projektu, wyłonienia Uczestników Projektu, wysyłania drogą e-mail informacji związanych z Projektem.
• Dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do przeprowadzenia Projektu oraz po zakończeniu Projektu przez czas niezbędny do wypełnienia obowiązków prawnych Organizatora oraz do upływu terminu, w jakim przeciwko Organizatorowi mogą być wnoszone roszczenia w związku z organizacją Projektu. Dane osobowe będą przetwarzane przez czas trwania kolejnych edycji Projektu w celu komunikacji z Uczestnikami oraz informowania o kolejnych edycjach Projektu.
• Uczestnikom przysługuje prawo do dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także do przenoszenia danych. Oświadczenia w tym zakresie należy składać na adres e-mail: sekretariat@filharmonia.szczecin.pl. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być cofnięta w dowolnym momencie, nie ma to jednak wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
• Uczestnik Projektu wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalenie, wielokrotne wykorzystywanie, obróbkę i powielanie wykonanych zdjęć, materiałów video ze swoim wizerunkiem za pośrednictwem dowolnego medium do celów promocyjnych i archiwizacyjnych Filharmonii im. M. Karłowicza w Szczecinie bez konieczności każdorazowego ich zatwierdzania.
• Wysłanie zgłoszenia do Projektu jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu oraz wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych przez Filharmonię im. M. Karłowicza w Szczecinie wyłącznie na potrzebę Projektu.
• Regulamin przygotowany został w dwóch wersjach językowych, przy czym w kwestiach spornych oraz w przypadku rozbieżności wiążąca jest wersja w języku polskim.

IV Informacje dodatkowe

• Wszelkie informacje dotyczące Projektu można uzyskać w Filharmonii im. Mieczysława Karłowicza w Szczecinie, ul. Małopolska 48, 70-515 Szczecin.
• Osobami upoważnionymi do udzielania w imieniu Organizatora ewentualnych wyjaśnień w przedmiocie niniejszego Regulaminu jest Matylda Grączewska (matylda.graczewska@filharmonia.szczecin.pl) inspektor orkiestry Agata Adamowicz (a.adamowicz@filharmonia.szczecin.pl) koordynator projektu
• Powyższy Regulamin zostaje opublikowany na stronie internetowej Organizatora ilyo.filharmonia.szczecin.pl