Specjalista ds. obsługi administracyjnej

Required documents should be e-mailed until 30-09-2023 to kadry@filharmonia.szczecin.pl, with the note "specjalista ds. obsługi administracyjnej".

Miejsce wykonywania pracy: siedziba Filharmonii im. M. Karłowicza w Szczecinie.

Osoba zatrudniona będzie odpowiedzialna za:

• Logistyczne i administracyjne wsparcie dyrektora w codziennych obowiązkach;
• Prowadzenie i obsługę sekretariatu;
• Koordynację prawidłowego przepływu informacji i elektronicznego obiegu dokumentów;
• Sporządzanie sprawozdawczości w zakresie prowadzonych spraw;
• Organizację i prowadzenie terminarza spotkań dyrektora z kontrahentami i gośćmi z zewnątrz;
• Organizacja spotkań i podróży służbowych dyrekcji;
• Obsługa administracyjno-organizacyjna zebrań kadry kierowniczej, sporządzanie protokołów z ww. spotkań;
• Prowadzenie prac kancelaryjnych, a w szczególności: telefoniczna i bezpośrednia obsługa klientów, rejestracja wpływającej korespondencji, prowadzenie korespondencji wychodzącej i archiwizacja kopii pism, przyjmowanie przesyłek, przyjmowanie podań o przyjęcie do pracy w orkiestrze i przekazywanie informacji dotyczących przesłuchań, przygotowanie i dystrybucja komunikatów i rozporządzeń;
• Prowadzenie centralnego rejestru umów.

Wymagania:

• Dobra znajomość języka angielskiego w mowie i w piśmie;
• Bardzo dobra znajomość obsługi komputera i obsługi pakietu MS Office
• Wysoka kultura osobista, umiejętność zachowania dyskrecji;
• Efektywna i bardzo dobra organizacja pracy, zaradność i operatywność, sumienność i skrupulatność w wykonywaniu obowiązków służbowych;
• Umiejętność pracy pod presją czasu;
• Umiejętność rozwiązywania problemów;
• Min. 2 – letnie doświadczenie zawodowe z zakresu pracy biurowej.

Mile widziane:

• Znajomość j. niemieckiego,
• Umiejętności interpersonalne: asertywność, umiejętność dostosowania się do zmian, umiejętność pracy w zespole;
• Posiadanie takich cech jak: obowiązkowość, odpowiedzialność, opanowanie, zdolność ustalania priorytetów, umiejętność szybkiego uczenia się.

W zamian oferujemy:

• Możliwość rozwoju zawodowego, zdobycia doświadczenia i poszerzenia kompetencji;
• Stabilne warunki zatrudnienia (8 godzinny czas pracy);
• Pracę w profesjonalnym zespole, w przyjaznej atmosferze;
• Szeroki pakiet świadczeń socjalnych m.in. dofinansowanie do wypoczynku, dofinansowanie działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej, zwrotną pomoc na cele mieszkaniowe, prywatną opiekę medyczną w Centrach Medicover w Polsce dla pracowników.

Wymagane dokumenty:
1. CV/List motywacyjny
2. Kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i posiadane kwalifikacje.
3. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu i zakresie niezbędnym w procesie rekrutacji do pracy w Filharmonii im. Mieczysława Karłowicza w Szczecinie na stanowisko: specjalista ds. obsługi administracyjnej”.


Dokumenty należy przesłać w terminie do dnia 30.09.2023 r.
Adres e-mail: kadry@filharmonia.szczecin.pl
W temacie wiadomości proszę dopisać: specjalista ds. obsługi administracyjnej

Dane osoby do kontaktu: Katarzyna Conder, główny specjalista ds. personalnych i organizacji pracy, adres e-mail: kadry@filharmonia.szczecin.pl, tel. 91 3116864

Filharmonia im. M. Karłowicza w Szczecinie zastrzega sobie prawo zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną wybranych kandydatów.

---

Klauzula informacyjna: przetwarzanie w celu obsługi procesu rekrutacji:
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia nr 2016/679 Parlamentu Europejskiego i Rady (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. informuję, że:
1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Filharmonia im. Mieczysława Karłowicza w Szczecinie, ul. Małopolska 48, 70-515 Szczecin,
2. dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych osobowych to: rodo@filharmonia.szczecin.pl
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu aktualnej rekrutacji – na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. oraz przepisu art. 221 § 1 ustawy Kodeks Pracy, a w zakresie nieobjętym treścią tego przepisu wyłączenie na podstawie Państwa zgody tj. Art. 6 ust. 1 lit. a RODO,
4. Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres obecnej rekrutacji,
5. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych są podmioty współpracujące z Administratorem w zakresie obsługi IT i obsługi hostingu poczty elektronicznej administratora,
6. posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych do innego podmiotu, a także prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie w zakresie w jakim przetwarzanie odbywało się lub odbywa na podstawie Pani/Pana zgody, orz prawo do wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania,
7. ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego,
8. podanie danych osobowych jest dobrowolne w zakresie wskazanym w art. 221 § 1 ustawy Kodeks Pracy lecz odmowa ich podania skutkowała będzie niemożliwością uczestniczenia w procesie rekrutacji. W pozostałym zakresie odbywa się na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody,
9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają profilowaniu ani zautomatyzowanemu przetwarzaniu i nie są przekazywane do Państwa trzeciego.